1、 檔案RFID資產(chǎn)管理技術(shù)需求分析
近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導致的問題逐漸變多:
(一)傳統(tǒng)手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長
(二)檔案存放次序較易被打亂，查找困難
(三)檔案種類龐雜，查閱耗時長
(四)檔案的盤點操作不科學，大多停留在檔案盒的盤點上
(五)對失效檔案的管理滯后，成為大量沒有用的檔案，增加管理負荷和成本。
鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID(無線射頻識別技術(shù))技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。
2、 將RFID資產(chǎn)管理技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)點
1、非接觸式數(shù)據(jù)采集
2、快速掃描，一次性處理數(shù)據(jù)，減少工作量
3、RFID電子標簽信息容量大，使用壽命長
4、數(shù)據(jù)存取密碼保護,安全性高
5、抗污染性能強和耐久性
6、體積小型化、形狀多樣化
7、可重復使用,方便信息的更新
8、穿透性和無屏障閱讀
9、RFID電子標簽具有EAS防盜功能
檔案管理部門在檔案管理過程中可以在三個方面來使用RFID技術(shù)
1、實體檔案的統(tǒng)計
在檔案案卷中安裝錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息的RFID標簽，并通過無線網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳送到服務(wù)器上，由專門管理軟件進行處理后形成數(shù)據(jù)庫。工作人員在統(tǒng)計檔案館藏時可以使用智能檔案架自動館藏盤點系統(tǒng)，無需核對每一個案卷。
2、實體檔案的管理
通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實時的收集標簽信息，可對未經(jīng)授權(quán)出庫的檔案進行報警，對經(jīng)過授權(quán)的檔案出庫進行記錄和統(tǒng)計。
3、與數(shù)字檔案館項目的對應(yīng)
標簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，通過檔案管理軟件檢索到需要調(diào)卷的檔案，庫房人員通過終端直接、準確的調(diào)檔。配合智能檔案架，實現(xiàn)檔案架自動打開。通過讀取標簽信息的門禁系統(tǒng)保證檔案不會被帶出檔案借閱室。