ERP管理軟件：不是產(chǎn)品而是知識轉(zhuǎn)移
基本理論1.ERP是一種軟件產(chǎn)品嗎?下面這類的對話，幾乎在所有的ERP活動(dòng)中都會遇到：企業(yè)：“我們想上ERP，你看選哪一個(gè)軟件最好?大概要多少錢?”問：“你們是ERP想解決什么問題?有沒有算過可能得到的回報(bào)或效益?”企業(yè)：“……”事實(shí)是ERP不是一種軟件產(chǎn)品，而是一種知識轉(zhuǎn)移，對企業(yè)最重要的是培養(yǎng)自己診斷管理問題的能力，包括：企業(yè)戰(zhàn)略與信息化戰(zhàn)略的確定，業(yè)務(wù)流程描述，企業(yè)診斷方法，需求分析方法等。這些都要求企業(yè)積極投入到ERP實(shí)施項(xiàng)目中，在過程是積累知識、培養(yǎng)技能。
2.ERP與ERP項(xiàng)目有何不同?ERP和ERP項(xiàng)目是不同的，前者是個(gè)理念，而后者則是實(shí)實(shí)在在的項(xiàng)目，理念是可以完美無暇的、漫無邊際的，但項(xiàng)目則是在有限的時(shí)間內(nèi)投入有限的資源以達(dá)到有限的目標(biāo)。很多企業(yè)的一把手往往混淆了ERP理念與ERP項(xiàng)目的區(qū)別，忽視了ERP項(xiàng)目的項(xiàng)目特性，用ERP理念的東西去套ERP項(xiàng)目，導(dǎo)致項(xiàng)目不明確，項(xiàng)目需求計(jì)劃變動(dòng)大，投入的資源一再變更擴(kuò)大，最終使得項(xiàng)目舉步維艱、陷入困境。因此，必須要掌握項(xiàng)目管理的技巧與方法，并且要在項(xiàng)目實(shí)施中去不斷的完善與深刻理解，知道運(yùn)用什么樣的方法去推動(dòng)項(xiàng)目，在什么階段關(guān)注什么樣的問題，在什么樣的情況下發(fā)揮一把手的作用等等。
3.ERP能提高效益嗎?某些企業(yè)說：“ERP上線后，工作效率是提高了，但是效益還不明顯”。效益問題是可以通過實(shí)施ERP系統(tǒng)來解決，但是要想實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)不能僅僅停留在“上線”，更重要的是學(xué)會應(yīng)用系統(tǒng)提供的信息來解決問題。因此如何用ERP系統(tǒng)提供的信息來解決管理中的問題，最終提高效益和競爭力，是ERP知識轉(zhuǎn)移中一個(gè)很容易被忽略的方面。
4.合作伙伴的選擇標(biāo)準(zhǔn)與評估方法是什么?無論是信息化解決方案與服務(wù)提供商，還是相關(guān)的咨詢服務(wù)提供商，對于企業(yè)而言，都應(yīng)該有一定的選擇標(biāo)準(zhǔn)與評估方法，以確保選擇對的合作伙伴進(jìn)行信息化建設(shè)與應(yīng)用。為此，應(yīng)著重考慮以下幾點(diǎn)：1).要根據(jù)企業(yè)信息化需求初步調(diào)查的結(jié)果與業(yè)務(wù)流程重組(BPR)形成的相關(guān)需求方案來確定選擇相應(yīng)軟件解決方案或服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn);2).要考慮到解決方案或服務(wù)的成熟性;3).還要考察解決方案提供商對于企業(yè)業(yè)務(wù)行業(yè)運(yùn)營與管理的熟悉度;4).還要考慮提供商的成長能力。對于咨詢服務(wù)提供商的選擇，需要考慮的因素包括：咨詢服務(wù)商的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)程度、是否與企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略方向一致等。
5.誰是ERP項(xiàng)目的擁有者?有些企業(yè)會錯(cuò)誤的把ERP項(xiàng)目當(dāng)作是咨詢方的項(xiàng)目。但是，咨詢方不可能對企業(yè)有深刻的了解，也不可能為企業(yè)作決策。咨詢方的主要責(zé)任是向用戶提供管理改進(jìn)的建議和技術(shù)支持，以及知識傳遞。企業(yè)只有把ERP項(xiàng)目真正當(dāng)作自己的項(xiàng)目，與咨詢方密切合作、相互理解，才能充分發(fā)揮咨詢方的作用和實(shí)現(xiàn)自己管理變革和目標(biāo)。
實(shí)施過程
6.ERP的實(shí)施分哪些階段?ERP的實(shí)施通常分為準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、實(shí)施及上線支持四個(gè)階段。
7.準(zhǔn)備階段的主要工作有哪些?辦公環(huán)境和計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的落實(shí)，關(guān)鍵用戶，總體方案，動(dòng)員啟動(dòng)大會。
8.設(shè)計(jì)階段的主要工件有哪些?業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，現(xiàn)狀調(diào)研，未來流程設(shè)計(jì)，確定客戶化工作范圍。
9.實(shí)施階段的主要工作有哪些?在預(yù)配置系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對每個(gè)單位的系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性配置，但必須經(jīng)過總部的審批;設(shè)計(jì)并完成客戶化編程，設(shè)計(jì)并建立系統(tǒng)用戶權(quán)限，進(jìn)行系統(tǒng)測試，進(jìn)行講師和最終用戶培訓(xùn)，進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換試轉(zhuǎn)檔，正式轉(zhuǎn)檔與系統(tǒng)上線。
10.后續(xù)工作有哪些?實(shí)施后的技術(shù)支持。為了保證新的系統(tǒng)能夠支持日常的業(yè)務(wù)運(yùn)營，對系統(tǒng)配置進(jìn)一步完善，并確保系統(tǒng)的順利移交。
實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)
11.為什么要使企業(yè)高層認(rèn)識到ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)?如果企業(yè)高層不能清醒認(rèn)識實(shí)施ERP的目的和風(fēng)險(xiǎn)，就不會注入足夠的資源(龍其是業(yè)務(wù)部門的人員)參與到項(xiàng)目中，不會投入足夠的精力參與項(xiàng)目的各種重大決策，不會為ERP項(xiàng)目營運(yùn)足夠的聲勢使全體員工在意識上做好迎接管理變革的準(zhǔn)備。企業(yè)高層管理的深刻認(rèn)識和強(qiáng)力支持是ERP成功的必要條件之一。
12.為何稱ERP為“一把手工程”?企業(yè)的決策者在ERP實(shí)施過程中的特殊作用。ERP是一個(gè)管理系統(tǒng)，牽動(dòng)全局，加之要實(shí)施過程中會觸及和影響到不同的即得利益，如果沒有第一把手的參與、授權(quán)和協(xié)調(diào)，是很難調(diào)動(dòng)全局的。企業(yè)最高層領(lǐng)導(dǎo)對ERP系統(tǒng)的重視、期待和參與，主要體現(xiàn)在以下方面：首先，為了保證ERP的實(shí)施成功，必須支持項(xiàng)目在企業(yè)中獲得僅次于企業(yè)正常運(yùn)營的第二位優(yōu)先級。其次，進(jìn)行整個(gè)企業(yè)范圍的資源分配和進(jìn)度安排。第三，對業(yè)務(wù)流程的改變拍板。第四，制訂和執(zhí)行獎(jiǎng)懲措施。
13.如何克服傳統(tǒng)管理體制所維系的經(jīng)營習(xí)慣形成的運(yùn)作惰性阻力?
新舊管理模式難免有一些本質(zhì)的區(qū)別。公司的管理者往往已習(xí)慣于傳統(tǒng)的模式管理，往往會沿用習(xí)慣的方法去了解問題、思考問題、解決問題。但是，ERP動(dòng)態(tài)、共享式的管理手段難免會改變調(diào)研情況的方法和作出營運(yùn)決策的依據(jù)，使許多企業(yè)管理者一下難以適從，對新型管理系統(tǒng)產(chǎn)生抵觸情緒。特別是在新型管理系統(tǒng)中的管理點(diǎn)，工作量和工作強(qiáng)度相對增加了的情況下。對此，公司應(yīng)該在建立ERP系統(tǒng)前，就客觀地認(rèn)識和評估新系統(tǒng)的利弊，估算企業(yè)將為此付出的代價(jià)和增加的工作量，從心里上做好準(zhǔn)備主動(dòng)去適應(yīng)它，從而把運(yùn)作惰性阻力降至可能的最低限度。
14.ERP項(xiàng)目的人力資源投入誤區(qū)是什么?很多企業(yè)在ERP項(xiàng)目初期會把它當(dāng)成是IT部門或企劃部門的信息工程項(xiàng)目，項(xiàng)目小組通常只由缺乏業(yè)務(wù)背景和決策能力的IT人員和對企業(yè)的了解較少的咨詢顧問組成，而沒有實(shí)際享受項(xiàng)目成果的業(yè)務(wù)部門的參與。這樣，項(xiàng)目小組的工作結(jié)果往往不被業(yè)務(wù)部門接受，造成項(xiàng)目的決策周期延長。這種脫節(jié)的項(xiàng)目人員投入無疑會導(dǎo)致項(xiàng)目周期的拖長和總體資源的浪費(fèi)。
15.為何說“ERP就是實(shí)施一套新軟件，ERP項(xiàng)目只是IT部門的事”是一種錯(cuò)誤而危險(xiǎn)的認(rèn)識?一些企業(yè)往往會認(rèn)為ERP項(xiàng)目就是實(shí)施一套新軟件，ERP項(xiàng)目只是IT部門的事，只要業(yè)務(wù)部門把自己的需求說清楚，剩下的事就一概不管了。這種認(rèn)識顯然是錯(cuò)誤的。如果把ERP項(xiàng)目除去系統(tǒng)軟件的外殼，其最核心還是企業(yè)管理。企業(yè)管理是什么，就是企業(yè)的方方面面，企業(yè)的任何神經(jīng)脈絡(luò)，任何角落，都存在著管理問題。因此，ERP的實(shí)施應(yīng)該是一個(gè)企業(yè)全員的行為，而不只是哪個(gè)單個(gè)部門的行為。ERP項(xiàng)目決不僅僅是流程的自動(dòng)化，它一定是管理模式及業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，如果沒有業(yè)務(wù)部門的全力參與甚至是起主導(dǎo)作用的話，可以說根本就不是ERP項(xiàng)目。
16.何謂ERP的“集成性風(fēng)險(xiǎn)”?對于熟悉過去單一業(yè)務(wù)系統(tǒng)的企業(yè)來說，基于流程并且具有高度集成性的ERP系統(tǒng)給他們提出了新的挑戰(zhàn)：前后連貫的流程使相關(guān)部門之間產(chǎn)生了一定的依賴關(guān)系。這就很容易發(fā)生部門間相互誤工、扯皮的現(xiàn)象。企業(yè)變革管理和相應(yīng)的崗位培訓(xùn)，要能夠使最終用戶對他們各自在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中的每一項(xiàng)操作對其他流程、用戶和整個(gè)系統(tǒng)的影響有個(gè)正確的認(rèn)識和理解，形成系統(tǒng)整體的概念。
實(shí)施難點(diǎn)
17.如何克服傳統(tǒng)的作業(yè)流程向計(jì)算機(jī)技術(shù)支持作業(yè)規(guī)范過渡時(shí)遇到的阻力?新型計(jì)算機(jī)輔助管理信息系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)是一致的。而一般企業(yè)現(xiàn)行的傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)通常是各部門之間相對獨(dú)立的。兩者的矛盾對企業(yè)實(shí)施ERP通常會造成很大的阻力。常見的現(xiàn)象是，某些部門且員工難以接受為了適應(yīng)統(tǒng)一，將他們認(rèn)為是很好的歷史標(biāo)準(zhǔn)換成一套陌生的東西。解決這個(gè)問題，除了使用一定的行政手段強(qiáng)制執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范外，一定要同時(shí)加強(qiáng)全局觀念的思想教育和動(dòng)員。
18.如何克服人事組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整和員工工作性質(zhì)變化而造成的實(shí)施阻力?由于ERP系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用，難免會帶來公司的管理體制的變革，某些相關(guān)員工在企業(yè)中的責(zé)任、權(quán)利和自身的利益的變動(dòng)，會引起一些對ERP系統(tǒng)實(shí)施的阻礙。對企業(yè)管理者來說，除了使用行政手段配合外，還要具體情況具體分析，正確的引導(dǎo)是解決問題的重要方法。對企業(yè)員工來說，不僅要正確的認(rèn)識ERP給個(gè)人的機(jī)遇和困難，更加要用長遠(yuǎn)、發(fā)展的眼光來分析自己在企業(yè)的ERP變革浪潮中的地位和作用。
19.如何避免漫長、不及時(shí)的問題處理和決策?
順暢的溝通可以提高問題處理和決策的效率。由于ERP實(shí)施通常要涉及企業(yè)的相關(guān)部門，而不僅僅局限于項(xiàng)目小組，內(nèi)部溝通就顯得十分重要。
20.如何完善的保留歷史系統(tǒng)數(shù)據(jù)，做好新舊系統(tǒng)的切換?
要做好充分的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。沒有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)就沒有成功的ERP。從ERP實(shí)施項(xiàng)目一開始，就重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作，是避免實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的重要因素。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備包括數(shù)據(jù)整理、規(guī)則統(tǒng)一、數(shù)據(jù)倒入等工作。明確項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)管理組織及責(zé)任是非常必要的。
21.何謂ERP的“穿鞋論”?
從某種角度來說，實(shí)施ERP項(xiàng)目就是企業(yè)在為自己訂做一雙適應(yīng)企業(yè)管理新時(shí)代的時(shí)尚新鞋。而應(yīng)用ERP系統(tǒng)無非就是穿鞋了，只有合腳了，才能說是好鞋。如果鞋做好了，卻不滿意，勢必出現(xiàn)削履適足或削足適履的問題。我們姑妄稱之為ERP穿鞋理論。鞋穿上舒服不舒服，取決于用戶事先是否充分參與，取決于雙方是否有效的溝通，取決于用戶是否真正了解自己的需求。所以公司上下一定要達(dá)成共識，充分的參與項(xiàng)目的實(shí)施和應(yīng)用，否則勢必會帶來失敗。ERP不是一個(gè)“交鑰匙”工程，客戶必須自己參與實(shí)施的全過程，并真正的應(yīng)用它。22.誰是ERP的試鞋人?
ERP實(shí)施是一企業(yè)范圍的變革過程，企業(yè)的所有部門都要進(jìn)行部門業(yè)務(wù)流程重組，定義新系統(tǒng)的相差模塊功能。只有穿鞋的人才知道鞋子什么地方是卡腳的。中層領(lǐng)導(dǎo)是上下聯(lián)系的橋梁，他們深入基層，經(jīng)常與實(shí)際問題打交道，只有他們真正了解企業(yè)的實(shí)際情況。在實(shí)施項(xiàng)目時(shí)，盡量做到把每個(gè)模塊能否在相關(guān)部門實(shí)施成功作為對相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的重要指標(biāo)，并由其參與部門業(yè)務(wù)流程重組。讓這些中層領(lǐng)導(dǎo)親自接觸erp軟件，接觸各種新的管理思想，讓他們自己提出對軟件的看法，才能調(diào)動(dòng)他們的積極性、發(fā)揮他們的創(chuàng)造性和主觀能動(dòng)性，推動(dòng)ERP的實(shí)施。
項(xiàng)目組組成
23.為什么說中層領(lǐng)導(dǎo)要參與業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)?各個(gè)企業(yè)要根據(jù)自己的具體情況設(shè)計(jì)自己使用ERP軟件的方式。往往有一種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，認(rèn)為這些是咨詢顧問的事，他們設(shè)計(jì)好，公司只要拿來用就行了。事實(shí)上，天上不會掉餡餅，咨詢顧問是軟件方面的專家，但并不是貴公司的專家，也不是企業(yè)長久的資源。業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)應(yīng)該是中層領(lǐng)導(dǎo)的一個(gè)重要責(zé)任。另外，各個(gè)模塊的參數(shù)決定整個(gè)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行方式和具體操作。中層領(lǐng)導(dǎo)要了解這些參數(shù)的作用，至少要了解那些重要的參數(shù)，他們要與咨詢顧問一起設(shè)置這些參數(shù)，一旦需要，他們要能夠修改某些參數(shù)。
24.項(xiàng)目核心小組在項(xiàng)目中有什么關(guān)鍵作用?核心組成員在實(shí)施過程中起著重要的關(guān)鍵作用：傳、幫、帶。即將ERP思想及軟件功能傳入企業(yè)、向部門傳遞領(lǐng)導(dǎo)對ERP工作的指示和要求、將部門業(yè)務(wù)傳給實(shí)施顧問;幫助制定業(yè)務(wù)流程及操作流程、幫助指定人員分工及明確職責(zé)、幫助跟進(jìn)數(shù)據(jù)及監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)度、配合實(shí)施顧問工作;帶領(lǐng)部門人員收集數(shù)據(jù)、培訓(xùn)最終用戶、指導(dǎo)部門正確使用系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)。